Anregungen für die digitale Chororganisation

Gerade in Zeiten von Corona gewinnen Themen wir digitale Kommunikation und Zusammenarbeit, z.B. die gemeinsame Sicherung von Wissen und Daten, die Ideenentwicklung, Textbearbeitung oder auch Projektplanung immer mehr an Bedeutung. Wurden vorher in der (Chor)Vereinsarbeit vielleicht bisher nur die klassischen Anwendungen wie E-Mail, Handy-Messengerdienst oder auch Videokonferenzen genutzt, haben die Corona-bedingten Beschränkungen viele Chöre und Vereine oft recht kurzfristig vor die Frage und Herausforderung gestellt, wie die Chorarbeit und -kommunikation mittel- oder sogar langfristig weiter gewährleistet werden kann.

Das Angebot von Tools scheint zunächst unübersichtlich und schwierig zu sein – wie nun kann ein Chor ein geeignetes Tool finden und auswählen? Bei der Auswahl und Einführung eines Tools sind die Kosten, der Datenschutz sowie die Nutzerfreundlichkeit wichtige Aspekte. Daher sollte sich der Chor Fragen nach seinen Prioritäten und Anforderungen an solch ein Tool stellen: Was brauchen wir? Wie sind unsere Bedürfnisse? Wie sind die technischen Vorkenntnisse der Personen, die mit dem Programm arbeiten werden? Steht die Nutzerfreundlichkeit im Vordergrund? Soll das Tool kostenlos sein? Arbeiten wir mit personenbezogenen Daten?

Wichtig bei der Einführung eines neuen Tools ist natürlich auch, dass alle, die damit zu tun haben werden, an einem Strang ziehen und hinter dem Programm stehen. Man sollte also alle frühzeitig mit ins Boot holen, die Bedürfnisse und Möglichkeiten erfragen, die Vorteile des Tools hervorheben, mit der Nutzung vertraut machen, mögliche Schwellenängste abbauen und nicht von „oben“ verordnen. Am besten, jemand aus dem Chor fühlt sich für das Tool verantwortlich und kann die Vorteile authentisch vertreten.

Weiterhin sind auch die technischen und sicherheitsrelevanten Voraussetzungen zu prüfen, z.B.: sichere Passwörter, ist das aktuelle Betriebssystem geeignet? Zugangsberechtigungen zum Tool klären (wenn mit personenbezogenen Daten gearbeitet wird, nur Personen, die den Zugang auch wirklich benötigen).

Wenn man sich dann für ein Tool entschieden hat, ist schließlich ebenso wichtig, dass die Anwendung dann auch intensiv und regelmäßig genutzt wird.

Hinsichtlich des Datenschutzes sind gewisse grundlegende Punkte zu beachten, die den Grundsatz der Integrität und der Vertraulichkeit folgen. Es muss also gewährleistet sein, dass personenbezogene Daten durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen angemessen gesichert sind, z.B. durch geeignete Verschlüsselungsmethoden. Kurz gesagt: immer, wenn mit personenbezogenen Daten umgegangen wird, müssen diese korrekt verschlüsselt und gesichert werden. Benutzt man aber z.B. ein Tool zum bloßen Gedankenaustausch, bei dem keine personenbezogenen Daten verwendet werden, ist die Verschlüsselung nicht zwingend notwendig.

Im Folgenden stellen wir verschiedene Bereiche und Arten von Tools vor, die die Projekt- und Vereinskommunikation online erleichtern können. Wir geben hier ausdrücklich keine konkreten Empfehlungen, sondern stellen nur verschiedene Optionen vor:

Konferenztools
Wenn Besprechungen und Absprachen mit mehreren Personen an verschiedenen Orten anstehen, bieten sich Tools für Videokonferenzen an, die eine gutes Medium für Beratungen und Austausch darstellen und auch die Möglichkeit bieten, Dinge zu zeigen oder vorzuführen. Die technischen Voraussetzungen sind fast überall vorhanden: Kamera und Mikrofon; die Anwendung verlangt den Zugriff auf den Computer, Tablett oder Smartphone. Es gibt Tools, die Softwareinstallation nur für den Administrator erfordern, weitere Nutzer können auch browserbasiert beitreten. Es ist also nicht immer eine Installation zwingend notwendig.

Die Kanzlei Althammer & Kill hat sich mit Videokonferenzsystemen beschäftigt und etliche aktuelle Angebote auf dem Markt auf deren Datensicherheit hin überprüft. In dem Papier „DSGVO kompakt“ vom 08.04.2020 finden sich darüberhinaus viele wichtige Hinweise für die Nutzung solcher Systeme.

Zitat: „Was ist bei der Einführung zu beachten?

• Beteiligen Sie frühzeitig die Mitarbeitervertretung und den Datenschutzbeauftragten.
• Schließen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung ab.
• Erstellen Sie Leit- und Richtlinien für Nutzer und führen Sie Schulungen und Einweisungen in die Tools durch. Dies sorgt für eine höhere Akzeptanz und schnellere Einarbeitung.
• Regeln Sie von Anfang an, wofür eine Videokonferenz genutzt werden darf. Klären Sie die Nutzer auf, wie sie sich zu verhalten haben, um mögliche Datenabflüsse zu vermeiden.
• Reduzieren Sie das Screensharing auf ein Minimum – einige Tools bieten Weichzeichner, die den Hintergrund unscharf werden lassen – nutzen Sie sie.
• Erstellen Sie für ein selbst gehostetes Videokonferenztool eine Datenschutzerklärung.
• Konfigurieren Sie die Software sorgfältig und datenschutzfreundlich. Gehen Sie alle Einstellungsmöglichkeiten durch und handeln Sie dabei nach dem Minimalprinzip, geben Sie also nur so viel Funktionen frei wie nötig. Im Zweifel können weitere auch später noch freigeschaltet werden.
• Achten Sie auf eine vollständige Verschlüsselung der Übertragung.
• Prüfen Sie die Handhabung der Benutzerverwaltung – bspw. Integrationsmöglichkeiten in bestehende Dienste, wie z.B. Active Directory.
• Regeln Sie die Aufzeichnung von Ton und Bild – diese sollten nur wenn nötig erstellt werden.
• Prüfen Sie Logfiles, in denen personenbezogene Daten gespeichert werden könnten.
• Schalten Sie das Profiling der Nutzer möglichst ab.
• Prüfen sie die Transportwege und Speicherorte und klären Sie wo Daten gespeichert werden wenn diese ausgetauscht werden können.
• Gäste sollten zunächst in einem Wartebereich landen und erst durch Moderatoren zugelassen werden.
• Nehmen Sie Einstellungen zum Screensharing vor – die Steuerung sollte nur nach Freigabe erfolgen.“

Wissensmanagement
In vielen Chören „lauert“ wertvolles künstlerisches oder organisatorisches Know-How, welches oft mit dem Weggang der jeweiligen Person verloren geht. Möchte ein Chor dauerhaft gemeinsames Wissen sichern und auch den nachfolgenden Verantwortlichen oder Mitarbeitern des Chores weitergeben, ist es hilfreich, ein sogenanntes „Wiki“ (hawaiisch für „schnell“) anzulegen – eine Internetseite, die Informationen wie ständig genutzte Unterlagen, fachliches Wissen, Prozesse, Abläufe, Checklisten etc. versammelt. Die Bearbeitung erfolgt direkt über den Browser. Die Erstellung macht anfangs zwar Arbeit, lohnt sich aber mittel- und langfristig, wenn das Wiki stets gepflegt und aktualisiert wird. Zunächst sollten die Infos gesammelt werden und dann Personen für bestimmte Bereiche angesprochen werden, die dann als „Experten“ für ihren jeweiligen Bereich fungieren (z.B. Kassenwart – Finanzen, Vorstandsmitglied – Mitgliederverwaltung). Dann empfiehlt es sich einen Wiki-Beauftragten zu bestimmen, der kontrolliert, dass das Wiki aktuell gehalten wird und der sich auch um die Einstellung online kümmert. Auch hier muss an den Datenschutz gedacht werden (Zugangsberechtigung, Passwort, welche Infos werden gesammelt – keine personenbezogenen Daten). Solch ein Wiki kann nur intern im Verein zugänglich sein oder auch ganz öffentlich zugänglich.

Beispiele von frei verfügbarer Software sind: DokuWiki*, MediaWiki*, TikiWiki*.

Ideenfindung
Sucht der Chor nach einem Tool, mit dem man Brainstorming machen kann und welches die gemeinsame Ideenfindung erleichtert, bietet sich die Technik der Mind-Map (Gedächtniskarte) an. Bei dieser Methode werden Zusammenhänge mithilfe der Kategorisierung visualisiert; sie bietet sich immer dann an, wenn Ideen gesammelt werden, Aufgaben organisiert oder Präsentationen entworfen werden müssen.

Gemeinsames, webbasiertes und zeitgleiches Arbeiten ermöglichen z. B. die Tools Mindmeister** (deutschsprachig, kostenlose Basisversion, Registrierung erforderlich), mind-map-online.de (keine Registrierung notwendig, kostenlos) oder MindNode (für macOS, iOS, IPad, kostenlose Basisversion, Download erforderlich).

Textverarbeitung
Eine weitere Möglichkeit der digitalen Zusammenarbeit ist die gemeinsame Bearbeitung von Texten mit webbasierten Texteditoren. Hier können mehrere Personen gleichzeitig an einem Dokument arbeiten und die Änderungen durch andere Bearbeiter sehen. Auch hier ist die Verschlüsselung wichtig, wenn mit personenbezogenen Daten gearbeitet wird.

Die Tools Cryptpad* und Nuclino** sind verschlüsselt, die oft genutzten Tools Google Docs und Dropbox Paper dagegen nicht, die Server befinden sich in den USA. Etherpads* sind z.B. board.net, zumpad.zum.de, yopad.eu, pad.systemli.org oder pad.foebud.org. Wenige Anbieter, wie pad.foebud.org, sind durch ein Passwort geschützt.

Projektplanung
Sobald bei einem Vorhaben mehr als nur ein Schritt zum Erreichen des Ziels notwendig ist, die Organisation also komplexer wird, bietet sich ein Tool für Projektplanung an (z.B. Flyer/Programmheft erstellen, Konzertplanung). Neben den oben genannten Aspekten der Kosten, des Datenschutzes und der Nutzerfreundlichkeit muss sich hier auch die Frage nach der Größe und Komplexität des Tools gestellt werden: wird ein umfangreiches Projektplanungstool mit verschiedenen Features benötigt oder tun es auch einfache Post it’s (Kurznotizen)?

Beispiele: Open Project*, Project Libre*, WeChange*, Mattermost*; Meister Task**; Trello***, Slack***. Die komplexe Anwendung Cryptpad vereint die Eigenschaften eines Texteditors und eines Projektplaners. WeChange ermöglicht auch den Austausch mit anderen Projekten, derzeit noch ohne Chatfunktion, wird genossenschaftlich betrieben und der Server befindet sich in Deutschland.

Fazit
Ein online-Tool lohnt sich und erleichtert die Chorarbeit, wenn ein Chor die Aspekte Kosten, Datenschutz und Nutzerfreundlichkeit bedenkt, alle Beteiligte an einem Strang ziehen und mit Freude und Motivation das Tool auch fleißig nutzen. Dabei dürfen beim Datenschutz keine Kompromisse eingegangen werden.

*open source | **Server in Deutschland/EU | ***EU-US-Datenschutzschild (Da das EU-US Datenschutzschild nicht unumstritten ist, sind Anwendungen mit Server in Deutschland/EU eher zu empfehlen)

Quellen: Digitale Nachbarschaft, Kanzlei Althammer & Kill GmbH & Co. KG
Katrin Petlusch, VDKC
21.04.2020