Ein Erfahrungsbericht vom 20. Deutschen Chorfestival des VDKC

Ticketing ist immer wieder ein Thema, mit dem Mitgliedschöre an den VDKC herantreten. Der Verkauf von Karten – sowohl im Vorverkauf als auch an der Tages-/Abendkasse – ist für die erfolgreiche Durchführung eigener Veranstaltungen von großer Bedeutung. Digitalen Systemen kommt hier eine große Bedeutung zu. Sie sollen einfach und intuitiv zu bedienen sein und sich in bestehende Internetpräsenzen integrieren lassen. Jedoch auch Aspekte des Datenschutzes, der Einbindung sicherer Zahlungssysteme und zusätzlicher Werbeleistungen sowie eines wirtschaftlichen Betriebs insgesamt sind zu bedenken. Die Materie ist also komplex. Dies hat den Vorstand bewogen, mehrere solcher Angebote näher zu prüfen und schließlich mit einem davon einen Praxistest beim 20. Deutschen Chorfestival in Lübeck zu unternehmen. Die Wahl dafür fiel auf die Firma localTicketing mit Sitz in Münster.

Das junge Unternehmen bietet ein umfassendes Leistungsangebot für Veranstalter*innen an, das von der Ticketverwaltung und dem Verkauf über die Vermarktung bis hin zur Organisation und Durchführung von Veranstaltungen reicht. Es unterstützt dabei, Konzerte und Auftritte erfolgreich zu planen und durchzuführen. Diese Leistungen sind für viele veranstaltende Chöre interessant. Dass hierbei auch eine Förderung von Chormusik entstehen würde, war für den VDKC ein wichtiges Auswahlkriterium. Außerdem spielte ein überschaubarer, transparenter Kostenrahmen eine wichtige Rolle. Zudem sollte es sich um ein ambitioniertes Unternehmen handelt, das noch nicht völlig etabliert auf diesem umkämpften Markt agiert. Für das Unternehmen war es sicherlich auch reizvoll, mit dem VDKC-Festival in Lübeck im Klassik-Bereich Erfahrungen zu sammeln.

Beim 20. Deutschen Chorfestival Lübeck 2023 konnten alle kostenpflichtigen Veranstaltungen mit Ticket-Leistungen von localTicketing umgesetzt werden, hier vor allem die Ticketverwaltung und der Verkauf von Eintrittskarten. Das Unternehmen stellte dafür seine benutzerfreundliche Online-Plattform zur Verfügung, über die die Veranstaltungen beworben und Tickets verkauft werden konnten. Der VDKC besorgte Saalpläne und nahm Sitzplatz-Kategorieeinteilungen vor, die das Unternehmen in digitale Vorlagen umwandelte. Es war problemlos möglich, die Veranstaltungen individuell zu gestalten und Informationen wie Datum, Uhrzeit, Veranstaltungsort und Programm zu veröffentlichen. Die Einrichtung von Preisgruppen, Sitzkategorien und selbst Kombi-Tickets war möglich.

Vorverkauf online einerseits und Vorverkauf von Karten über regionale Verkaufsstellen andererseits waren realisierbar. Auch der Verkauf an den Tages- und Abendkassen erwies sich als unproblematisch. Für das Bedrucken der Kartenrohlinge gab es genügend Freiflächen für individuelle Formulierungen und Abbildungen.

Diverse Technik kam zum Einsatz. Für die Verwaltung wurden hierfür vor allem PC und Notebook genutzt, für Buchungen und Informationen zumeist Handys. Für das Controlling wurden Handscanner zur Verfügung gestellt, die einfach zu bedienen sowie zuverlässig und ausdauernd im Betrieb waren. Die Akkuladungen reichten jeweils für einen Veranstaltungstag. Vor allem jedoch funktionierten sie mit mobilen Daten und damit ohne WLAN, das gar nicht in allen Veranstaltungsräumen hätte garantiert werden können.

Die erstmalige Nutzung eines solchen Systems hat die Festivalleitung hier und da vor Herausforderungen gestellt. Fragestellungen entstanden aus der Funktionsweise, der Technik (Hardware) und der Abrechnung. Eine direkte Kommunikation mit der Firma war jedes Mal einfach möglich. Nicht unterschätzt werden darf der Druck, der unmittelbar vor einer Veranstaltung für die Verantwortlichen entsteht. In einem kurzen Zeitfenster kommen viele Konzertbesuchende, deren Karten rasch auf Gültigkeit geprüft werden müssen, damit der pünktliche Konzertbeginn nicht gefährdet ist. Der Vorteil eines elektronischen Systems ist gerade in diesem Bereich eines schnellen Abgleichs mit den Buchungsdaten besonders effizient und hilfreich.

Bei einem Konzert in einer großen Kirche mit mehreren Sitzplatzoptionen erwies sich die fehlende Kategoriebezeichnung auf den Tickets als besonders ärgerlich. Eine eindeutige, unverwechselbare und sofort erfassbare Bezeichnung der Sitzplatzposition („Kirchenschiff vorn, rechts“) ist in solchen Räumen unbedingt erforderlich.

Rückblickend fällt das Fazit positiv aus. Die Nutzung dieser Tools hat einerseits Spaß gemacht und war anderseits für die Organisation der Gesamtveranstaltung hilfreich. Die Einrichtung der Veranstaltungen erforderte (und förderte) die Vorbereitung guter Formulierungen und Vorlagen zu den Inhalten, was für die Dramaturgie des Festivals insgesamt positiv war. Die beabsichtigten verschiedenen Preisstaffelungen und Kombinationen ließen sich 1:1 umsetzen. Alle, die die Scanner beim Einlass in der Hand hatten, fühlten sich damit gut gerüstet für die Tätigkeit und zugleich modern ausgestattet. Die Abrechnung und Dokumentation waren problemlos über das Benutzerkonto möglich. Die für die Nutzung entstandenen Kosten erwiesen sich als sehr fair.

Erwähnt sei noch, dass localTicketing über die vom VDKC genutzten Tools hinaus auch Unterstützung bei der Organisation und Durchführung der Veranstaltungen ermöglicht. Das Unternehmen bietet professionelle Beratung und hilft bei der Planung des Ablaufs, der Bühnengestaltung und der technischen Ausstattung. Darüber hinaus kann localTicketing auch bei der Suche nach geeigneten Veranstaltungsorten behilflich sein und Kontakte zu Catering- und Eventdienstleistern vermitteln. Auch Hilfe bei der Vermarktung von Veranstaltungen und der Bewerbung der Konzerte und Auftritte wird angeboten. Dies umfasst beispielsweise die Platzierung von Werbeanzeigen in lokalen Medien, die Nutzung von Social-Media-Kanälen und die Zusammenarbeit mit anderen Kultur- und Musikveranstalter*innen. All diese Dienste hat der VDKC nicht in Anspruch genommen. Wer sich hierfür interessiert, sollte sich am besten mit möglichst konkreten Vorstellungen dazu ins Gespräch begeben.

Informationen:
www.localticketing.de

Ralf Schöne, Henrik Welp
23.10.2023

Hinweis: Der Beitrag gibt die subjektive Meinung der Autoren wieder und entstand als Erfahrungsbericht. Er ist mit keinerlei wirtschaftlichen Vorteilen für den VDKC verbunden.