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Tipps und Hinweise aus der Praxis

Thumbnail imageDen Verband Deutscher KonzertChöre (VDKC) erreichte im vergangenen Jahr die Kündigung seines Büroraumes für das Generalsekretariat in Weimar. Nach gut einem Jahrzehnt der Nutzung galt es nun, den Raum in absehbarer Zeit zu beräumen und passenden Ersatz zu finden. 

Die hierbei gemachten Erfahrungen nutzte VDKC-Generalsekretär Ralf Schöne zu einer kleinen Serie mit Tipps für alle, die einen solchen Umzug zu bewerkstelligen haben.

Hilfe! Wir ziehen um

Umzuziehen – ob freiwillig oder gezwungenermaßen – bedeutet eine echte Herausforderung. Damit verbunden ist jedoch auch die Chance, Abläufe zu überprüfen, Unnötiges zu reduzieren sowie inhaltliche Veränderungen vorzunehmen. Die Zäsur eines Umzuges erlebte das VDKC-Generalsekretariat in Weimar. Ein Büro mit Ansammlungen aus über zehn Jahren projektreicher Vereinstätigkeit musste dort beräumt werden. Auch weitere Archiv- und Lagerräume an anderen Standorten in der Stadt waren einzubeziehen.

Tipp 1: Vergrößern geht leichter

Egal ob Kündigung oder freiwilliger Entschluss: die Entscheidung für einen Umzug hat weitreichende Konsequenzen.

Schauen wir nach vorne! Wo könnte es hingehen? Eher emotionale Faktoren wie Lage, Umfeld, Gebäudestil, Geräuschkulisse, Lichtsituation sollten mit den harten Faktoren in Übereinklang gebracht werden: Höhe der Miete, Nebenkosten, Ausstattung, Erreichbarkeit (Arbeitsweg, Besucherverkehr), technische Voraussetzungen (Heizung, Medien, ÖPNV-Anbindung, Parkplätze, Barrierefreiheit) und nicht zuletzt Angebot und Nachfrage. Es wird zwar gerne von der “befreienden Entschlackung” geredet. Fakt ist jedoch: Sich zu vergrößern, vereinfacht einen Umzug enorm. Mehr Fläche erlaubt auch mehr Freiheiten bei der Raumnutzung. Es ist jetzt der richtige Moment, Umstände, die in den letzten Jahren gestört haben, zu klären. Die passende Anzahl der Arbeitsplätze und deren Anordnung zueinander, die technische Verknüpfung der Arbeitsgeräte, Stellflächen für Arbeitsmittel und Archivalien aber auch der Ort für Besen und Staubsauger lassen sich neu denken. Kommt man künftig auch mit weniger aus, umso besser!

Tipp 2: Künftig mehr nach Bedarf

Beim Sichten des Bestandes wird schnell klar, zu viel hat sich angehäuft. Überschüssige Druckerzeugnisse belegen eine enorme Menge an Platz. Und sie sind extrem schwer! Womöglich gibt es hier noch starke emotionale Bindungen, aber vergangen ist vergangen.

Nur die Dinge herstellen, die sich auch verteilen lassen. Die Druckereien locken uns mit kostengünstigen Angeboten: Je höher die Auflage, desto preisgünstiger das einzelne Exemplar. Aber benötigen wir wirklich 10.000 Exemplare der Postkarte und des Flyers für eine einzige Veranstaltung? Fragen wir uns: Kann eine solche Menge überhaupt verteilt oder verschickt werden? Das schönste Druckerzeugnis ist sinnlos, wenn es – abgesehen von ein paar Archivexemplaren – nur im Büro herumliegt. Also: Kühl kalkulieren bei der nächsten Druckbestellung!

Tipp 3: Termine und Fristen

Meist wird bei einer Kündigung ein Zeitplan aktiviert, der vertraglich geregelt ist. Auf dieser Grundlage gilt es, einen Mietanschluss so zu finden, dass ein möglichst nahtloser Weiterbetrieb gewährleistet ist. Sehr wahrscheinlich fallen für einen begrenzten Zeitraum daher doppelte Kosten für Mieten an. Fristen für die Ummeldung von Internetanschluss und Postzustellung sind zu beachten. Und natürlich muss Zeit für die Umzugsvorbereitung selbst und das Packen eingeplant werden.

Thumbnail imageWir brauchen einen verbindlichen Zeitplan! Auf alle guten Vorhaben (“Ich nehme mir jeden Tag einen Aktenordner vor”) ist kein Verlass mehr, sobald andere, wichtigere Umstände eintreten. Werden Umzugsunternehmen benötigt, könnten Kostenangebote notwendig werden. Sie oder auch Helfende bei einem Umzug benötigen Termine für ihre  Planung. Und schließlich: Für alles, was wir loswerden möchten, braucht es richtige Entsorgungsmöglichkeiten. Papiertonne, Gelber Sack, Sperrmüll, Hausmüll – dies alles hat Termine und Fristen. Schlecht, wenn es in diesem Monat keine Sperrmüll-Termine mehr gibt oder die Tonne schon randvoll ist und erst nächste Woche geleert wird... Und schließlich gehört zu einer guten Vorbereitung: Alle vom Umzug Betroffenen sind zu informieren.

Tipp 4: Qualität zahlt sich aus

Die Kosten eines Umzugs sind nicht allein der Preis für den Transport der Umzugsgüter. Vermeintliche Kleinigkeiten schlagen ebenfalls schnell zu Buche: Gebühren, Schlüsselkopien, Adressschilder, Hinweisschilder, Visitenkarten, Briefköpfe usw. Eine wichtige Position im Budget sind Umzugskartons. Es gibt sie in zahlreichen Größen und Qualitäten. Umzugsunternehmen bieten sie oft zur Leihe. Herkömmliche Baumarktware hat unseren Tauglichkeitstest nicht bestanden – zu instabil. Wir haben eine größere Stückzahl von kleinen hochwertigen Bücherkartons bei einem Kartonhersteller gekauft. Die sind stabil und gut stapelbar. Wir können sie nach dem Umzug noch gut zur Einlagerung weiter nutzen. So ein gefüllter Karton kann sehr schwer sein. Machen wir den Selbsttest: Einen Karton, den ich mir selbst zu tragen zutraue, kann ich auch getrost dem Umzugsunternehmen zumuten.

Thumbnail imageTipp 5: Beschriftung ist alles

Alles sollte digital erfasst und nummeriert werden. Alles, was in einen Karton passt, wird dort den Umzug am sichersten überleben. Dabei bleibt nicht aus, dass Dinge zusammenkommen, die ansonsten nichts miteinander zu tun haben – irgendwann wird alles wieder einen neuen Platz finden. Bis es soweit ist, wird jeder Karton noch ein paar Mal bewegt und durchsucht werden. Ein Umzug zieht sich über einen gewissen Zeitraum hin. Es ist sehr wahrscheinlich, dass man in der Zwischenzeit Dinge braucht, die längst irgendwo verpackt sind. Daher: Alle Kartons mit Etiketten auf zwei Seiten durchnummerieren; am besten auch Kürzel vergeben für bestimmte Räume, Schränke, Behälter. Dann unter den Kartonnummern alle Inhalte grob digital erfassen. Wir haben es mit einer einfachen Word-Datei gemacht. Die Suchfunktion hier hat uns oft gerettet. Was man sucht, weiß man ja schließlich. Und wo es sich versteckt, wurde angezeigt.

Tipp 6: Zeit einplanen

Häufig wird unser Alltag von Ereignissen bestimmt, die von außen auf uns zukommen. Da kann man nur auf eine ruhige Phase hoffen. Alles andere jedoch lässt sich mit ausreichend Vorlauf planen. Telefon und Internet sind überlebenswichtig – und zugleich sehr fehleranfällig bei Anbieterwechsel. Zu einem Umzug gehört womöglich auch eine kurze Zeit der Nichterreichbarkeit. Anschlüsse müssen umgeschaltet, Rufnummern portiert werden. Bei uns hat das nicht reibungslos geklappt. Ein Notfalltelefon musste eingerichtet werden, um erreichbar zu sein. Die Weiterleitung von Briefpost per Nachsendeauftrag hingegen hat problemlos funktioniert. Hier haben wir noch einmal Zeit gewonnen, unsere Mitglieder und Geschäftspartner zum wiederholten Male über die neue Anschrift zu informieren. Doppelt hält zwar schon gut, dreifach aber besser.

Tipp 7: Arbeiten bis zum Schluss

Bei der Stapelung von Kartons haben wir immer darauf geachtet, dass diese uns nie im Weg stehen, dass sie sicher gestapelt und von möglichst zwei Seiten aus erreichbar sind. Besonders wichtige Dokumente sind in besondere Behältnisse gekommen, um auf den ersten Blick sichtbar zu sein. Das Gleiche galt auch für Schlüssel, Chipkarten, Technik, Werkzeuge. Für die letzten Tage hatten wir eine Art Kern-Büro um uns herum eingerichtet, in dem nur noch alles Lebensnotwendige griffbereit war. Diese Dinge haben wir auch selbst umgezogen und konnten damit dann sofort am neuen Standort weitermachen.

Tipp 8: Auf die Reihenfolge achten

Thumbnail imageIm Idealfall geschieht der Umzug an einem vereinbarten Termin. Profis kommen, alles zieht auf einmal um. Erst kommen die Kisten ins Auto, dann die Möbel. Alles wird gut gesichert, vorsichtig transportiert und dann entladen, dieses Mal die Möbel zuerst. Das hat den Vorteil, dass die Möbel gleich an die richtige Stelle kommen und die Kisten bereits vor die passenden Schränke gestellt werden können. Wir haben allerdings schon im Vorfeld nach und nach etliche Dinge transportiert, die wir dann in Ruhe im neuen Büro anordnen oder auch einfach in Sicherheit bringen konnten. Genau diese Dinge dürfen später jedoch nicht im Weg stehen. Zur Wahrheit gehört allerdings auch, dass es selbst heute noch zahlreiche Kartons gibt, die darauf warten, ausgepackt zu werden. Es gibt ja immer Dinge, die nie gebraucht werden aber doch nicht entsorgt werden dürfen.

Tipp 9: Willkommen im neuen Domizil

Die Gedanken im Vorfeld zur Einrichtung müssen jetzt auf Praxisfähigkeit getestet werden. Der Grundriss auf Millimeterpapier und die maßstabgerechten Möbel waren eine große Hilfe. Aber erst jetzt lässt sich feststellen, wie Wege bequem verlaufen oder wie das Sonnenlicht durch die Fenster fällt. Das Möbelrücken beginnt. Ansonsten ist nun die Gelegenheit gekommen, sich mit den Dingen zu umgeben, die gebraucht werden und die gefallen. Der Wohlfühl-Aspekt darf zum Tragen kommen. Kaum hat man es sich bequem gemacht, da taucht die Frage auf, wo eigentlich dies und jenes abgeblieben ist. Zum Glück gibt es das digitale Verzeichnis, das sofort die richtige Kiste identifiziert. Vermutlich wird das noch eine ganze Weile so gehen. Wir werden sehen!

Ralf Schöne
20.12.2023

 

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